Ilmoitusmenettely

Tarkoitus ja laajuus

AAE:n rikkomusten ilmoitusmenettelyllä haluamme suojella ja rohkaista työntekijöitä tai muita sidosryhmiä ilmoittamaan mahdollisista rikkomuksista, väärinkäytöksistä tai laittomasta toiminnasta organisaatiossa, ilman pelkoa vastatoimista.

Menettely perustuu arvoihimme (avoimuus, vastuullisuus ja sitoutuminen) ja sillä edistetään tervettä läpinäkyvää yrityskulttuuria sekä ehkäisee korruptiota ja väärinkäytöksiä.

Kuka voi olla ilmoittaja?

Ilmoittaja voi olla työntekijä, entinen työntekijä, harjoittelija, tavarantoimittaja, asiakas tai muu AAE:n sidosryhmään kuuluva.

Sisäisen ja ulkoisen ilmoituksen tekeminen

Sisäisessä ilmoituksessa ilmoittaja nostaa esiin jonkun organisaatioon kuuluvan sopimattoman käytöksen tai toiminnan. Ulkoisessa ilmoituksessa ilmoittaja nostaa esiin sopimattoman käytöksen tai toiminnan organisaatiossa toimivaltaisen viranomaisen kanssa.

Mitä ilmoituksessa ilmoitetaan?

Ilmoituksessa voidaan ilmoittaa epäillyt rikkomukset tai virkavirheet, jotka rikkovat lakia.

Henkilökohtainen tyytymättömyys tai valitus ei ole ilmoitusasia, vaan se otetaan käsittelyyn esimiehen tai HR-osaston kanssa tavanomaiseen tapaan.

Haluamme yrityskulttuurin, jossa työntekijät voivat avoimesti ilmoittaa havainnoistaan ja tapahtumista, jotka voivat aiheuttaa ongelmia yritykselle, esimiehille ja johdolle. Jos kuitenkin ilmoituksen tekeminen suoraan jollekin organisaatioon kuuluvalle tuntuu epämukavalta, esimerkiksi seurausten pelon vuoksi, meillä on erillinen ilmoitusprosessi, jossa ilmoittajan henkilöllisyys suojataan edellä mainitun ilmoittajansuojelulain nojalla.

Ilmoituksen tekeminen siten, että henkilöllisyys on suojattu

AAE:ssa talousjohtaja Örjan Räikkönen sekä HR- ja viestintäkoordinaattori Stina Åvist vastaavat saapuneiden ilmoitusten käsittelystä. Ainoastaan heillä on oikeus käsitellä ilmoituksia, ja he ovat velvollisia pitämään ilmoittajan henkilöllisyyden salassa, mikäli he tietävät kuka on lähettänyt ilmoituksen. Me varmistamme täyden suojan ilmoituksille voimassa olevien lakien, säädösten ja asetusten mukaisesti. Sitoudumme olemaan ryhtymättä mihinkään vastatoimiin ketään ilmoituksen tehnyttä henkilöä kohtaan.

Ilmoitus rikkomuksesta voidaan jättää myös ”välikäden” kautta, joka on silloin velvollinen toimittamaan ilmoituksen välittömästi ilmoitusten käsittelijöille, katso edellä. Välikätenä toimivaa henkilöä koskee myös vaitiolovelvollisuus eikä hän saa paljastaa ilmoittajan henkilöllisyyttä ilman tämän suostumusta.

Ilmoitus on tehtävä vilpittömässä mielessä ja sen pitää sisältää mahdollisimman yksityiskohtainen kuvaus väitetystä käytöksestä, asiaan liittyvistä yksilöistä, sekä perusteet ja mahdolliset todisteet väitteille. Jos mahdollista, myös todisteasiakirjat ja väitettä tukevat asiakirjat on toimitettava. Ilmoitus käsitellään aina luottamuksellisesti.

Ilmoituskanavat

Ilmoituksen voi tehdä sekä kirjallisena että suullisesti, sähköpostilla, puhelimella tai ilmoittajan pyynnöstä sovitussa tapaamisessa (fyysinen tai verkkotapaaminen). Postissa lähetetty kirje osoitettuna henkilökohtaisesti jollekin yrityksen ilmoitusten on myös mahdollinen.

Sähköposti: whistleblow@amada-automation.eu (vastaanottajat Örjan Räikkönen ja Stina Åvist)

Puhelin: Örjan Räikkönen 050 3798 296, Stina Åvist 040 0279 352

Osoite: AMADA AUTOMATION EUROPE, Stina Åvist, Svartnäshagantie 7, 68910 Pännäinen

Selvitysprosessi

Vahvistus ilmoituksen vastaanottamisesta annetaan seitsemän päivän kuluessa. Käsittelijät ryhtyvät tarvittaviin toimenpiteisiin selvittääkseen ilmoituksen oikeellisuuden ja puuttuakseen tarvittaessa rikkomukseen. Saapuneet asiat viedään tarvittaessa eteenpäin yrityksen johdolle. Jos ilmoitus koskee johtoon kuuluvaa henkilöä, asia otetaan käsittelyyn hallituksen tai omistajien kanssa.

Kolmen kuukauden kuluessa vahvistuksesta ilmoituksen tehneelle henkilölle on ilmoitettava, mihin toimenpiteisiin ilmoituksen perusteella on ryhdytty. Ilmoitus säilytetään 12 kuukautta siitä, kun henkilö on saanut ilmoituksen toimenpiteitä, joihin on ryhdytty.

Ilmoituksen tehnyt henkilö voi ottaa yhteyttä toimivaltaiseen viranomaiseen (ulkoisen ilmoituksen tekeminen), jos hänellä on perusteltu syy uskoa, että

sisäinen ilmoitus ei ole johtanut toimenpiteisiin edellä mainitun määräajan puitteissa
sisäisen ilmoituksen perusteella ei ole mahdollista puuttua tehokkaasti rikkomukseen, tai että
hänellä on riski joutua vastatoimien kohteeksi ilmoituksen vuoksi.

Viestintä

Tämä ilmoitusmenettely on saatavilla yrityksen verkkosivuilla ja yrityksen sisäisessä asiakirjojen käsittelyjärjestelmässä. Ilmoitusmenettely ja sisäiseen ilmoituskanavaan liittyvät käytännöt annetaan tiedoksi kaikille johtajille, esimiehille ja työntekijöille. Ilmoitusmenettely sisällytetään uusien työntekijöiden perehdytykseen.